Pandemi covid-19 ternyata tidak menciutkan pengawasan pihak URS terhadap diberlakukannya system manajemen mutu ISO yang diterapkan SMPK Santa Maria II Malang. Pada hari Jumat, 11 September mulai pukul 08.30 WIB audit eksternal mulai dilaksanakan dengan cara online. Pada audit semester ganjil tahun pelajaran 2020-2021 ini bagian-bagian yang akan di audit adalah Top Manajemen, Manajemen Representatif, Kurikulum, Bimbingan Konseling, Sarana Prasarana, Tata Usaha, Hubungan Masyarakat dan Perpustakaan.
Seperti yang menjadi tahapan system manajemen mutu ISO yang diterapkan, audir eksternal selalu diawali audit internal yang dilaksanakan oleh tim audit internal berdasarkan SK kepala sekolah. Bedanya, pada ada audit internal semua bagian yang ada di SMM SMPK Santa Maria II diaudit. Dari hasil audit internal harapannya sistem yang dijalankan jika ada kekeurangan bisa dilakukan perbaikan sebelum nanti dilaksanakan audit eksternal yang langsung dilakukan oleh pihak URS SMM ISO yang berkantor di Surabaya.
Walaupun audit eksternal dilakukan secara online ternyata tidak ada perbedaan saat audit dilaksanakan secara bertatap muka langsung dengan pihak audit eksternal, waktu dan kualitas audit sama, sehingga membutuhkan energy dan waktu yang sama. Perbedaannya hanya pada acara opening meeting dan closing meeting yang biasanya dihadiri oleh semua bapak ibu guru dan karyawan makan pada audit online tersebut hanya diikuti oleh koordinator tim yang di audit saat itu.
Secara umum pelaksanaan audit eksternal pada hari Jumat, 11 September 2020 tersebut lancar sesuai dengan target baik waktu maupun bagian-bagian yang di audit. Selesai melaksanakan audit eksternal pihak auditor minta waktu untuk membuat rangkuman dan keputusan hasil dari audit yang cukup memakan waktu dan tenaga tersebut. Sambil menunggu hasil audit eksternal tersebut beberapa koordinator membicarakan proses audit sesuai dengan bagiannya untuk semakin dipahami dan dijalankan apa yang semestinya sesuai dengan harapa auditor eksternal tersebut.
Pada pukul 14.10 WIB beberapa koordinator bagian yang di audit siap mengikuti informasi akhir hasil audit, sekaligus closing meeting
Hasil audit eksternal bagian Top Manajemen sangat baik proses pelatihan dan pembelajaran serta kebijakan sudah memadai perlu prepared jika kondisi normal. Pada bagian MR, pengendalian dokumen eksternal perlu dimunculkan pada listing misalnya informasi dokumen eksternal yang ada, pelaksanaan audit internal CAR dibuat oleh auditee, pada tinjauan manajemen menginformasikan membahas tentang issue yang di up date.Pada bagian kurikulum secara umum sudah baik. Pada contoh mata pelajaran BIG, KD jangan sampai penomorannya berbeda/salah tulis karena sangat riskan, penilaian hendaknya juga meliputi afeksi juga bukan hanya kognisi, contoh SMA Albertus membuat aturan main penilaian terkain afeksi siswa. Pada bagian BK secara pelayanan kepada siswa sudah dijalankan walaupun menyesuaiakn dengan situasi pandemi. Pada bagian Sarana Prasarana, pengendalian supplier pastikan selalu terdata dan dievaluasi contoh pihak pengadaan jaringan internet yang masih ada kendala dan belum dievaluasi. Pada bagian TU, pendistribusian ijazah sudah baik perlu tanda tangan yang lengkap dari semua penerima ijazah. Pada Humas, promosi dalam kendali humas dan tidak hanya pada saat PPDB, pada program humas promosi sekolah belum nampak/tertulis, survey kepuasan pelanggan tidak hanya siswa tapi orang tua perlu karena pada PJJ keterlibatan ortu sangat menentukan kelancaran dan keberhasilan tujuan, mohon pada RA/rish analisis, aktivitas promosi ditulis secara jelas. Pada bagian perpustakaan, mohon pengadaan/stok buku direalisasikan, termasuk system perpustakaan yang harus mulai menggunakan perangkat komputerisasi.
Pada akhir closing meeting Pak Franklin Palilingan selaku auditor menyimpulkan tidak ditemukan penyimpangan sistem sehingga SMPK Santa Maria II dinilai masih konsisten dalam melaksanakan SMM ISO dan bisa melanjutkan menjalankan sistem tersebut. “Semua masukan selama audit eksternal kami pihak SMPK Santa Maria II akan berupaya untuk memperjuangkan agar sistem manajemen ini semakin membuat kami bisa memberikan yang terbaik bagi siswa, ortu dan stakeholder.” demikian kalimat penutup Sr. Dorothea selaku kepala sekolah mengakhiri kegiatan audit eksternal sore itu, karena waktu sudah menunjukkan pukul 15.25 WIB
